[vc_row][vc_column][vc_column_text]
مجمع عمومی چیست:
در انتها جهت دریافت مشاوره و راهنمایی بیشتر در خصوص تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی و فوق العاده با وکیل آپ در تماس باشید.
قبل از توضیح در مورد تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی و فوق العاده باید با مجمع عمومی آشنا شوید.مجمع عمومی مجمعی است که در آن سهامداران شرکت دور هم جمع می شوند.اساسنامه شرکت مشخص می کند که برای تشکیل جلسات مجمع عمومی، حضور چه تعدادی از سهامداران الزامی است و همچنین اساسنامه تعیین می کند که برای گرفتن تصمیم چه تعدادی از آراء حاضرین کافی است.
مجمع عمومی فوق العاده چیست:
یکی از توضیحاتی که قبل از تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی و فوق العاده نیز باید گفته شود مجمع عمومی فوق العاده است.هرگاه موردی برای شرکت به وجود بیاید که حضور و تصمیم صاحبان سهام لازم باشد و در واقع امری خارج از جریان عادی شرکت پیش بیاید، مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می شود تا در این مجمع به وضعیت فوق العاده رسیدگی شود.
صورتجلسه چیست:
زمانی که جلسه ای برگزار می شود در پایان باید تمام تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه بیان شده است نوشته شود که به آن صورتجلسه گفته می شود که تمامی اقدامات و تصمیمات تصمیم گیری شده در مجامع عمومی و جلسات هیئت مدیره در آن درج می‌شود.در صورتجلسه باید تاریخ جلسه،محل تشکیل و برگزاری جلسه،اعضای حاضر در جلسه و تصمیمات اتخاد شده در آن یاداشت شود.
صورتجلسه هیئت مدیره:
زمانی که اعضاء هیئت مدیره در صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا حسب مورد فوق العاده تعیین می گردند،صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تعیین سمت هر یک از اعضاء خود و نیز دارندگان امضاء مجاز شرکت و حسب مورد تعیین وظایف مدیر عامل به مرجع ثبت شرکت ها به انضمام هر یک از صورتجلسات مجامع فوق ارائه می گردد.
نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی:
به طور کلی وقتی مجمع عمومی تشکیل می شود نشان دهنده این است که شرکت طبق قوانین و به درستی به وجود آمده است.نحوه تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی و فوق العاده چه عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده به صورت زیر است:
- عنوان صورتجلسه “صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه به طور فوق العاده”
- نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت
- سرمایه ی ثبت شده ی شرکت
- محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
- تعیین اعضاء هیئت رئیسه (در خصوص شرکت های سهامی)
نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:
- اعضاء هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی البدل بودن آن ها
- بارزسان شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آن ها و اصلی یا علی البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل سکونت ایشان
- تعیین روزنامه کثیرالانتشار
- تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط
سپس با تعیین وکیل شرکت مشخصات وی را جهت امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نمایند.صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکت ها اعلام می گردد.
نحوه تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده:
همانطور که گفته شد مجمع عمومی فوق العاده با حضور بیش از نصف سهامدارانی که حق رأی دارند تشکیل می شود.هرگاه دو سوم افراد حاضر در مجمع به تصمیمات مجمع رای مثبت بدهند،آن رای معتبر شناخته می شود.
نحوه تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده به صورت زیر است:
- عنوان صورتجلسه را باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده نوشت.
- نام شرکت به صورت کامل به همراه نوع شخصیت حقوقی و شماره ثبت و شناسه ملی شرکت باید در صورتجلسه ذکر شود.
- سرمایه ثبت شده شرکت باید قید شود.
- در صورتجلسه باید مکان و زمان و تاریخ دقیق جلسه ذکر شود.
- نفراتی که در جلسه حضور دارند باید تعدادشان به همراه نام آنها(در صورتیکه تعداد آنها محدود می باشد. در این صورت باید میزان سهام و یا سهم الشرکه انها هم ذکر شود) ذکر شود و در صورتیکه برای دعوت از آنها از اگهی در روزنامه استفاده شده باید نام روزنامه،مفاد دعوت نامه و تاریخ دعوت نیز در صورتجلسه ذکر شود. (بهتر است یک نسخه کپی اگهی دعوت به صورتجلسه پیوست شود)
- درج تصمیمات اتخاذ شده برای تغییرات قانونی که در صلاحیت مجمع باشد در متن صورتجلسه با اشاره به بند و مواد اساسنامه مربوط به موضوع تغییر یافته
صورتجلساتی باید در مواقعی که در خصوص موارد زیر تصمیم گیری نموده اند به اداره ثبت شرکت ها ارجاع داده شوند:
- انتخاب مدیرعامل و یا مدیران جدید هیئت مدیره( تغییر و یا تمدید دوره مدیریت آنها)
- انتخاب و یا تمدید دوره بازرسین شرکت
- انتخاب روزنامه کثیر الانتشار برای شرکت
- تعیین نفرات جدید به عنوان دارندگان حق امضا در شرکت
- افزایش و یا کاهش سرمایه
- تصویب ترازنامه
- انحلال شرکت و نحوه تصویه و مدیر یا مدیران تصویه
- خروج و ورود سهامدار و یا شریک جدید با نقل و انتقال سهام و یا سهم الشرکه
- تغییر آدرس و موضوع شرکت
- تاسیس شعبه و یا نمایندگی
- تبدیل شرکت به شخصیت حقوقی دیگر
ثبت تغییرات شرکت ها:
مطابق قانون تجارت،کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت در مجمع عمومی عادی، فوق العاده یا در جلسات هیئت مدیره به تصویب می رسد.به خاطر داشته باشید که ثبت تمامی تغییرات در اداره ثبت شرکت ها الزامی نیست و تنها بعضی از این تغییرات باید به اطلاع اداره ثبت شرکت ها برسد. پس از ثبت شرکت معمولا اتفاقات زیادی می افتد که صاحبان شرکت ها را متقاعد به ایجاد تغییراتی در شرکت می کند و صرف راه اندازی و ثبت شرکت نمی توان ادعا کرد که این شرکت تا پایان با شرایط فعلی به فعالیت خود ادامه خواهد داد.
این تغییرات نیازمند اقداماتی قانونی است که باید بطور حتم انجام پذیرد.ثبت تغییرات شرکتها به صورت اینترنتی در سیستم اداره ثبت شرکت ها و با ارائه صورتجلسه ممکن می باشد.
با توجه به قانون تجارت مصوبه ثبت تغییرات شرکت در مواردی الزامی می باشد :
- تغییر در اساسنامه شرکت
- مدت شرکت را تمدید کردن،اضافه بر مدت مشخص شده
- انحلال شرکت،حتی در صورتی که مدت شرکت انقضا یافته است.
- تبدیل و یا خروج شرکا و اعضا از شرکت
- تغییر نام شرکت
- تغییر مدیر و یا مدیران شرکت ( ماده ۵۸ قانون تجارت )
مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت ها:
- آگهی تاسیس شرکت
- آگهی آخرین تغییرات شرکت
- صورتجلسه امضا شده توسط افراد مقرر در قانون
- لیست سهامداران و اعضا هیئت مدیره شرکت
- مدارک شناسایی اعضا هیئت مدیره شرکت
مدارک مورد نیاز برای ارسال صورتجلسات به اداره ثبت شرکت ها:
- صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده، عادی سالیانه،عادی به طور فوق العاده و یا هیئت مدیره
- ارائه لیست کلیه سهامداران در شرکت های سهامی و شرکا در شرکت های اشخاص
- آگهی روزنامه رسمی و کثیرالانتشار
- اصل آگهی دعوت و به همراه روزنامه و مفاد آن از اعضا
- گواهی عدم وصول دادخواست اعتراض برای برخی از موضوعات مانند کاهش سرمایه از مراجع قضایی
- مفاصا حساب مالیاتی شرکت برای برخی از تصمیمات مانند نقل و انتقال سهام
- مدارک شرکا و یا سهامداران برای موضوعاتی همچون انتقال سهام و یا ورود شریک جدید به شرکت
- مجوز برای تغییر موضوع شرکت در صورت مجوزی بودن
- آخرین روزنامه رسمی برای موضوعاتی همچون تغییر ادرس شرکت
- کپی اساسنامه و یا شرکتنامه شرکت
- و…
قوانین مهم در تنظیم صورتجلسه شرکت:
بیشترین هدف از اعمال تغییرات دست یافتن به پایداری شرکت و سود منفعت می باشد.درج مواردی در صورتجلسه از اهمیت ویژه ای برخوردار است و لازم است هر شخصی که این صورتجلسه را تهیه می کند؛مواردی را رعایت نماید که این موارد در هر جلسه ای ثابت می باشد و این موارد به صورت زیر است:
- درج شماره جلسه (برای مبنا که پیوسته است و یا دوره ای است)
- مشخصات اعضای شرکت کننده به همراه سمت آنها
- دستور جلسه که معمولا هدف تشکیل جلسه قید می گردد.
- مطالب و گفتگویی که انجام می شود.
- تصمیماتی که در پایان گرفته می شود.
- مکان،زمان شروع و پایان،تاریخ و محل برگزاری جلسه
- تکلیف جلسه (بدین صورت که اگر جلسه ادامه داشته باشد و مجدد برگزار شود)
جهت مشاوره و کسب اطلاعات در این خصوص می توانید با وکیل آپ تماس بگیرید.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][contact-form-7 id=”3418″][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”3046″ img_size=”400*400″][/vc_column][/vc_row]