صورتجلسه
در این نوشته می خواهیم اطلاعاتی درباره صورتجلسه در اختیار شما قرار دهیم، در پایان جهت راهنمایی و مشاوره بیشتر در این خصوص می توانید با وکیل آپ در تماس باشید.
زمانی که جلسه ای برگزار می شود در پایان باید تمام تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه بیان شده است نوشته شود.به این مورد صورتجلسه گفته می شود که در جهت رسمیت یافتن الزامی است که ثبت شود.در این صورتجلسه تاریخ و ساعت و حتی محل برگزاری جلسه نوشته می شود و هم چنین مواردی و تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه اعضا بیان می کنند باید درج شود.در جلسات رسمی گردهم آمدن ارکان اصلی (اعضا جلسه، دستور جلسه، زمان معین و مکان ) محقق می شود.آنچه این جلسات را تکمیل می کند تنظیم صورتجلسه می باشد.
معمولا متن صورتجلسات باید طوری تنظیم شوند که علاوه بر عدم ابهام، از چهارچوب اداری خاصی برخوردار باشند چرا که اغلب شرکت کنندگان در جلسات، از مقام بالای سازمانی برخوردار هستند.توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند.
به موجب ماده ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت تغییرات ذیل در شرکت ها الزامی است و بدین ترتیب تنظیم صورتجلسه نیز الزامی می باشد :
-
تغییر اساسنامه :
شرکت ها معمولا برای مدت طولانی تشکیل می شوند.از این رو در طول حیاتشان ممکن است با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی رو به رو شوند؛ فلذا منطبق شدن با این تغییرات امری اجتناب ناپذیر می باشد.تنها راه چاره برای این تطابق، تغییر اساسنامه شرکت می باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق العاده صورت می گیرد.برای ثبت تغییرات و معتبر بودن آن تنظیم صورتجلسه ضروری می نماید.
-
تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر :
یکی از مسائلی که در اساسنامه شرکت باید قید گردد مدت شرکت می باشد.مدت شرکت در اساسنامه می تواند محدود یا نامحدود باشد.در صورت محدود بودن مدت شرکت، تمدید مهلت شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می باشد.برای ثبت افزایش مدت شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در اداره ثبت شرکت ها می باشد.
-
انحلال شرکت :
حتی در مواردی که انحلال به واسطه ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد.انحلال شرکت به معنای پایان عمر شرکت است.انحلال شرکت به هر دلیلی صورت گیرد نیازمند تنظیم صورتجلسه و ثبت در اداره ثبت شرکت ها می باشد.در صورتجلسه ی انحلال شرکت، کلیه ی اعضاء می بایست آن را امضاء کنند.اگر حتی عضوی از شرکت رضایت به انحلال نداشته باشد انحلال شرکت منتفی می گردد.
-
تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آنها از شرکت :
تغییر شرکا در طول حیات شرکت در فروض مختلفی قابل تصور است.ممکن است یکی از شرکا بخواهد سهم خود را به دیگری انتقال دهد؛ ممکن است شرکا بخواهند شریکی را از شرکت اخراج کنند.همچنین ممکن است شریکی فوت کند یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد.در هر یک از این موارد خروج یا تبدیل شرکا باید صورتجلسه مجزا تنظیم گردد.
-
تغییر اسم شرکت :
برخی از شرکتها به دلایل متفاوتی تمایل به تغییر نام شرکت خود دارند.البته بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییری پیدا نمی کند و تنها نام سابق آن تغییر می کند.برای تغییر نام شرکت باید مجمع عمومی فوق العاده ای تشکیل گردد که با تنظیم صورتجلسه، تغییر نام توسط اعضا امضاء شود.
-
هر تقسیم راجع به مورد معین ماده ی ۵۸ قانون تجارت :
در ماده ی ۵۸ قانون تجارت در ماده ی نهم نظامنانه ی قانون تجارت، علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
نکات صورتجلسه
نگارش سلیس و روان صورتجلسه با رعایت نکات زیر امکان پذیر خواهد بود :
-
قبل از شروع جلسه :
در ابتدا نیاز به آماده سازی پیش نویسی با عنوان موضوع جلسه دارید که در آن موضوعات مختلف که قرار است در جلسه مطرح شود به صورت زیر نوشته شود :
- جملات خلاصه و طبقه بندی شده، کوتاه خبری
- جملات شفاف که بیان کننده نکات اصلی و حائز اهمیت است.
این کار باعث کاهش اتلاف زمان و توانایی تمرکز روی موضوعات اصلی در طول برگزاری جلسه می شود در غیر این صورت ممکن است جلسه به حاشیه برود و به یاداشت های خیلی شلوغ و بی محتوا برسد که نهایتا منجر به اتلاف زمان زیادی می شود.
-
حین جلسه :
برای نوشتن صورتجلسه درحین برگزاری جلسه باید موارد زیر مورد توجه قرار گیرد.
- کلیه مواردی که در رابطه با آنها در حین جلسه بحث و تبادل نظرمی شود به صورت خلاصه نوشته شود.
- اقدامات از اظهارات جدا شود و در نهایت کلیه دستورات اتخاذ شده در طول جلسه به همراه مسئول پیگیری و زمان مقرر نوشته شود که در این مرحله بیشتر از افعال دستوری امری و یا نهی استفاده می شود.
-
بعد از اتمام جلسه
بعد از اتمام جلسه برای تکمیل صورتجلسه بهتر است به موارد ذیل توجه شود :
- تاریخ و زمان شروع و پایان جلسه و همچنین مکان برگزاری جلسه نوشته شود.
- اسامی کلیه حاضرین و سمت آنها و اسامی غائبین نوشته شود.
- صورتجلسه توسط شرکت کنندگان امضا شود.
همچنین پیشنهاد می شود خلاصه ای کوتاه و سازماندهی شده شامل مهمترین نکات جلسه و تصمیمات گرفته شده برای هر نفر در پایان صورتجلسه اضافه شود که این موضوع می تواند به مرور سریع جلسه و مشخص نمودن وظیفه هر فرد در عرض چند ثانیه کمک نماید.لازم به ذکر است که جهت نگارش صورتجلسه می توان مستنسازی صوتی و تصویری از طریق ضبط صدا یا فیلم برای برخی از جلسات مهم را انجام داد و سپس فلیم یا صدا مجددا توسط دبیر جلسه گوش داده شده و مطابق توضیحات بالا اصول نوشتن صورتجلسه رعایت شود.
تنظیم صورتجلسه به وسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم می گردد.دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد.متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونه ای ارائه شده در اداره ثبت شرکت ها تنظیم گردد.پس از تنظیم صورتجلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت کرد.
هر صورتجلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمت های مختلفی می باشد؛ اما تقریبا تمامی صورتجلسه ها می بایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل به صورت کامل می بایست قید گردد :
-
شماره جلسه :
شماره جلسه بر مبنای استمرار و یا دوره ای بودن جلسه و بر اساس دستورالعمل های داخلی شرکت ها استخراج و درج می گردد.
-
مشخصات اعضای جلسه :
نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از افراد حاضر و غایب در جلسه می بایست در قسمت مشخصی در صورتجلسه درج گردد.
-
دستور جلسه :
هدف تشکیل و برگزاری جلسه از ضروریات هر صورتجلسه است و از قبل می بایست به اطلاع اعضای جلسه رسیده باشد.
-
مطالب مطرح شده در جلسه :
مطالب مهم مطرح شده در جلسه می بایست به صورت کامل و با رعایت اصل امانت در صورتجلسه درج گردد و مشخص شود که هر یک از مطالب توسط چه کسی بیان شده است.
-
تصمیمات اتخاذ شده :
تصمیمات و مصوبات جلسه می بایست در صورت جلسه نوشته شود.گاهی نیز الزامی است که در صورتی که عضوی از جلسه با مصوبات و یا تصمیمات اتخاذ شده مخالف باشند، میبایست اسامی آنها به همراه دلایل مخالفت آنها در صورتجلسه درج شود.
-
زمان جلسه :
تاریخ برگزاری جلسه و زمان دقیق شروع و خاتمه جلسه از موارد ضروری همه صورتجلسه ها می باشد.
-
مکان جلسه :
مکانی که جلسه در آن برگزار می شود می بایست به صورت شفاف در صورتجلسه درج شود به طوری که مکان درج شده برای تمامی اعضای حاضر در جلسه شناخته شده و بدون ابهام باشد.
-
تکلیف جلسه بعدی :
چنانچه اهداف جلسه در یک جلسه محقق نشود و نیل به اهداف نهایی جلسه مستلزم برگزاری جلسهای دیگر باشد، در صورتجلسه می بایست زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم اجرا تا جلسه آتی درج گردد.
-
امضاء شرکت کنندگان :
تمامی اعضای شرکت کننده در جلسه –اعم از دارای حق رای و بدون حق رای- می بایست پس از مطالعه دقیق مطالب مندرج در صورتجلسه، آن را امضا نمایند.