نکات تنظیم صورتجلسه

در این نوشته می خواهیم اطلاعاتی درباره نکات تنظیم صورتجلسه در اختیار شما قرار دهیم، در پایان جهت راهنمایی و مشاوره بیشتر در این خصوص می توانید با وکیل آپ در تماس باشید.

صورتجلسه به نوشته‌ هایی گفته می‌ شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌ های رسمی می‌ باشد.به طور معمول صورت جلسات شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین و مصوبات و مذاکرات جلسه است.برای انجام هرگونه تغییر در شرکت یا اتخاذ هر تصمیم جدید مانند ورود و خروج شرکا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و تبدیل سهام باید صورتجلسه تغییرات تنظیم گردد.تغییر موضوع شرکت، تغییر نام شرکت، تغییر محل شرکت، انحلال شرکت، تغییر اساس‌ نامه از جمله موارد تنظیم صورتجلسه در مجامع فوق‌ العاده می‌ باشد.انتخاب اولین بازرسان و اعضای هیات مدیره، تاسیس شعبه جدید و هرگونه تصمیم گیری یا جلسات مجمع عمومی عادی نیز مستلزم تنظیم صورت جلسه می‌ باشد.

معمولا ‌صورتجلسات در قالبی از پیش تعیین شده نوشته می‌ شوند.

تمرکز اصلی صورتجلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام‌ کنندگان و مهلت اقدام است.از همین رو یکی از خدمات ثبت‌ یار تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت‌ ها می‌ باشد و متخصصان این مرکز به بهترین نحو فرآیند تغییرات شرکت شما را انجام خواهند داد.در شرکت‌ ها صورتجلسه کاربردهای بسیاری دارد.برای اعلام رسمی هرگونه تصمیم و یا تغییری در شرکت باید صورتجلسه مربوط به آن تنظیم شود.پس از تنظیم صورتجلسه باید آگهی آن در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار منتشر شود تا همه از این تصمیمات مطلع شوند.

در شرکت‌ های تجاری چند نوع صورتجلسه وجود دارد که کاربردهای مختلفی دارند.از جمله :

• صورتجلسه مجمع عمومی موسس
• صورت جلسه هیئت مدیره
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

اصول تنظیم صورتجلسه در هر کدام از این حالات مبتنی بر قانون است.باید وظایف هرکدام از ارکان شرکت را برررسی کرد تا ببینیم برای چه تصمیمات یا تغییراتی کدام‌ یک از انواع صورتجلسه را باید انتخاب کرد.

در هنگام ثبت صورت جلسه باید به موارد ذیل دقت نمایید :

• تکمیل اطلاعات شرکت
• وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)
• مشخص کردن نوع صورت‌ جلسه (مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی و …) نسبت به نوع شرکت نوع صورت‌ جلسه تغییر می‌ کند.
• مشخص کردن نصاب جلسه
• وارد کردن نام و نام‌ خانوادگی و شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع‌ رسانی در مواقع خاص
• مشخص کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
• مشخص کردن تاریخ جلسه برگزار شده
• مشخص کردن ساعت شروع و خاتمه جلسات تشکیل شده
• دریافت شماره دسترسی ۱۹ رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی
• مشخص کردن نام و نام‌ خانوادگی و سمت امضا کننده دفتر
• انتخاب یکی از گزینه‌ های موجود از فهرست نوع تصمیم
• معین کردن نام‌ های درخواستی (نباید بیش از ۵ اسم باشد)
• مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند
• وارد کردن مشخصات شخص
• وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیر ایرانی
• وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص در صورتی‌ که شخص حقوقی باشد.

• صفر تا صد صورتجلسه و انواع آن

اصول کلی تنظیم صورتجلسه

بی شک برای همه ما پیش آمده که مسئول تدوین صورت جلسه کامل و دقیقی برای یک جلسه شده باشیم.معمولا هنگام تدوین اولین صورت جلسه امکان توجه به تمام زوایای تنظیم یک صورتجلسه مناسب سخت است، چرا که صورتجلسه مورد نظر باید علاوه بر اینکه اهداف و نیازهای جلسه را برآورده می نماید بتواند بعنوان مرجع مناسبی در آینده نیز مورد استناد قرار گیرد.

اصول کلی تنظیم صورتجلسه

برای تنظیم صورتجلسه‌ ای کامل و حرفه‌ ای، باید برخی اصول کلی را مدنظر داشت.موارد زیر این نکات را در بر دارد :

• انتخاب نوع صورتجلسه :

هر صورتجلسه برای موضوع خاصی تدوین می‌ شود.به عنوان مثال برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود، در غیر این صورت، صورتجلسه‌ ی تنظیم شده رد می‌ شود.به همین دلیل توصیه می‌ شود برای اینکه صورتجلسات شما رد نشود و کارتان به تعویق نیفتد حتما از یک مشاور ثبتی و حقوقی راهنمایی بگیرید.

• جامع و کامل بودن صورتجلسه :

دقت کنید که هیچ مطلبی از صورتجلسه جا نماند.هر چه متن صورتجلسه کامل‌ تر باشد، احتمال رد شدن آن کاهش می‌ یابد.تاریخ صورتجلسه، شناسه ملی شرکت، اعضاء حاضر در جلسه و … از اطلاعاتی هستند که حتما باید در متن صورتجلسه قید شوند.

• ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکت‌ ها :

پس از تنظیم صورتجلسه باید اصل آن برای اداره ثبت شرکت‌ ها ارسال شود.کپی آن و حتی کپی برابر با اصل آن پذیرفته نمی‌ شود و لزوما اصل صورتجلسه باید ارسال شود.

• متن صورتجلسه :

ارکان صورتجلسه

تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود.منشی جلسه ممکن است یکی از اعضا جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد.متن صورت جلسه باید کامل و دقیق مطابق با نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم گردد وسپس عیناَ در سامانه اداره ثبت شرکت ها درج شود.

پس از درج در سامانه، می بایست اصل صورتجلسه امضاء شده و به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد.خاطرتان باشد که نوشتن صورتجلسه تنها مخصوص جلسات رسمی نیست بلکه، یک جلسه‌ ی غیر رسمی نیز می‌ تواند صورتجلسه داشته باشد و این کار کمک می‌ کند تا مصوبات جلسه ضمانت اجرایی داشته و امضا‌کنندگانِ صورتجلسه، متعهد به انجام آنها باشند.برای نوشتن یک صورتجلسه‌ ی اصولی و کاربردی، نخستین چیز دانستن ساختار و ارکان صورتجلسه است.